3 dicas para manter a organização no trabalho

Trabalhar mais não significa, necessariamente, uma maior produtividade. A falta de organização no trabalho e uma agenda de compromissos sem controle podem impactar diretamente no desempenho dos colaboradores e na eficiência operacional.

Imagine uma pessoa que precisa parar frequentemente para atender ao telefone, procurar materiais necessários para determinadas tarefas, verificar e-mails e demais responsabilidades que tiram o foco e impactam na concentração e no bom rendimento dos afazeres. Assim fica difícil terminar qualquer tarefa no prazo, não é mesmo?

Pensando nisso, pontuamos 3 dicas para ajudar você a manter a organização no trabalho. Vamos lá?

1. Comece pela organização

Pode parecer óbvio, mas se você é o tipo de pessoa que joga folhas na mesa, marca compromissos em qualquer lugar, amontoa documentos e outros papéis importantes de forma aleatória, é hora de mudar os hábitos.

A organização deve fazer parte da rotina de qualquer colaborador, independente do cargo e função por ele exercida. Por isso, é fundamental ter um critério para organizar os seus materiais de trabalho.

Separe os documentos de acordo com a frequência de uso deles, ou seja, tenha à sua disposição aqueles que são utilizados diariamente e com maior frequência.

Separe os papéis pouco utilizados e arquive-os em pastas, caixas ou depósitos, mas sempre faça a sua organização de acordo com o assunto, data, cliente, fornecedores etc. O importante é deixa-los organizados de forma que acelere a busca de informações ou dados importantes, para isso também deixa-os arquivados em locais de fácil acesso para facilitar na hora de consultá-los.

Da mesma forma faça com os recursos (materiais de apoio) que você pode utilizar, como canetas coloridas, marcadores de texto, clips, blocos de anotação e post its – estes são ótimos para anotações rápidas ou de lembretes importantes.

2. Faça uma checklist de suas tarefas

Você resolve o que estiver por perto sem se preocupar se existem prioridades ou tarefas com prazos mais curtos para serem entregues? Saiba que esse é um indício de que a sua organização no trabalho é falha.

A dica aqui é aproveitar o fim do expediente para fazer um checklist do que precisa ser feito no próximo dia, além de rever as tarefas que foram realizadas e aquelas que ainda estão pendentes.

Ao começar o seu dia, dê uma olhada na sua agenda e nas suas prioridades. Os afazeres de menor importância podem ser concluídos no decorrer do horário de trabalho. E um dos pontos mais importantes: termine o que começou, não deixe para depois!

Caso alguma tarefa seja complexa ou demande muitas horas, faça pausas estratégicas para descansar e revigorar as energias. Mas nada de procrastinar na hora de executar os seus compromissos. Portanto, evite o uso indevido de Facebook, Instagram, e-mails, WhatsApp etc – se for necessário e possível, silencie-os durante o horário de trabalho.

Assim, o tempo de trabalho será melhor planejado e você conseguirá fazer as coisas em menos tempo, resultando em uma maior produtividade.

3. Escolha uma ferramenta

A tecnologia é a grande aliada de muitas pessoas na hora da organização no trabalho. Imagine ter que lembrar de todos os prazos de pagamento e recebimento, dos telefonemas que precisa realizar, das tarefas prioritárias etc.

Fica difícil cumprir a agenda de compromissos — ou realizar as tarefas de rotina — sem um “empurrãozinho” de algumas ferramentas.

Softwares, planilhas e muitos aplicativos ajudam a otimizar o dia a dia. Por meio deles, é possível adicionar incumbências e configurar um cronograma para a sua realização, estipulando  o tempo exato para se dedicar a cada responsabilidade.

Outra grande vantagem é a possibilidade se programar semanalmente, mensalmente ou até anualmente. Assim, é possível cumprir prazos e terminar tudo, às vezes, em menor tempo. Assim, você torna a sua rotina mais produtiva e se planeja melhor para fazer o que é realmente importante.

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